MMA vs. Zeiterfassung

Warum eine Multi-Moment-Aufnahme, wenn eine Zeiterfassung vorhanden ist?

Viele Unternehmen haben ein Zeiterfassungssystem in Betrieb. Dort werden alle Aufwände produkt-, projekt- und kundenbezogen erfasst. Warum sollte man also zusätzlich eine Multimomentstudie durchführen?
Die Antwort liegt in der Vorgehensweise der Multi-Moment-Aufnahme. Sie liefert weit mehr Informationen als eine Zeiterfassung und diese wesentlich detaillierteren Ergebnisse bieten die optimale Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Im Rahmen einer MMA erfolgt in der Regel eine aufgabenbezogene Protokollierung, während bei einem Zeiterfassungssystem eine kunden-, produkt- oder projektbezogene erfolgt.

Beispiel einer Vergleichsstudie -
Fragestellung:

  • Mit welchen Aufgaben beschäftigt sich das (Projektleiter-) Team?
  • Wie oft arbeitet das Team zielführend bzw. nicht zielführend?
    - Beispiel hierzu: Sitzungen, Administration etc.
  • Wie kann man die Daten aus der Zeiterfassung zur Optimierung nutzen?
    - Wo sind die Grenzen der Zeiterfassung?
    - Welche Erfassungen machen Sinn und welche nicht?

Folgende Prozesse und Aufgaben wurden für den Vergleich als Indikatoren zur Verfügung gestellt, die jeder Teilnehmer dann zur Beantwortung der Frage „Was machen Sie gerade jetzt?“ auswählen konnte:

Sitzung
  • Eigenes Projekt
  • Anderes Projekt
  • Allgemein
  • Herstellung
Herstellung
  • Produktion
  • Qualitätskontrolle
  • Qualitätssicherung
  • Registrierung
  • Einkauf/Planung/Export
Entwicklungs-Projekt
  • Eigenes Projekt
  • Anderes Projekt
Administration
  • E-Mail/Telefon
  • Projekt ABC
  • Schulung
  • Sonstiges

Die Teilnehmer wurden per Zufallsprinzip mittels des MMA Tools im Durchschnitt alle 20 Minuten befragt. Die Befragung erfolgte mittels Smartphone App.

Die Ergebnisse im Überblick:

Multi-Moment-Aufnahme Zeiterfassung
35% der Gesamtzeit an
eigenen Projekten
Nicht erfasst
20% der Gesamtzeit an
anderen Projekten
Nicht erfasst
18% für andere
Abteilungen
Nicht erfasst
17% für administrative
Tätigkeiten
24% für administrative
Tätigkeiten
10% in produktunabhängigen
Sitzungen
13% in produktunabhängigen
Sitzungen
Nicht erfasst 37% produktebezogen
Nicht erfasst 63% nicht produktebezogen

Aufschlüsslung der erledigten Aufgaben nach zielführend/nicht zielführend:

Diagramm Aufschlüsslung der erledigten Aufgaben nach zielführend/nicht zielführend

Auf der Auswertungsebene werden die Unterschiede zur Zeiterfassung ersichtlich. Auswertungen dieser Art sind in den meisten Zeiterfassungssystemen nicht vorgesehen.
Folgende Fragen ergeben sich aus der Auswertung:
  • Warum arbeitet das Team 41% nicht zielführend?
  • Um welche Aufgaben handelt es sich dabei?
  • Warum waren diese in der Zeiterfassung nicht ersichtlich?

Bei genauerer Betrachtung kommt man zu folgendem Ergebnis:

anwendungsbeispiel mma zeiterfassung ergebnis

Die Erklärung ist schnell gefunden. Das analysierte Team ist ca. 21% seiner Zeit mit Sitzungen beschäftigt, von denen nur 10% zielführend sind und überhaupt nur 13% in der Zeiterfassung auftauchen. Gerade einmal 60% aller Sitzungen wurden in der Zeiterfassung erfasst und dabei nur die produktunabhängigen - alle andere wurden vernachlässigt. Die Messung mit der MMA liefert wesentlich detailliertere Ergebnisse aus einem anderen Blickwinkel. Der gemessene Administrationsaufwand betrug 17%, während im Gegensatz dazu in der Zeiterfassung 24% erfasst wurden. Der Grund hierfür liegt in einer unterschiedlichen Bewertung der Aufgaben. Während die Erstellung einer Arbeitsanweisung in der Multi-Moment-Analyse als Aufgabe der Qualitätssicherung definiert wurde, ist diese von den Mitarbeitern in der Zeiterfassung als Administrationsaufwand verrechnet worden.

 

Schlussfolgerung und Maßnahmen

Als Fazit der Analyse werden die Meetings nicht mehr separat in der Zeiterfassung erfasst, sondern direkt als Administration. Die Zeiterfassung weist eine wesentlich größere Unschärfe auf als die Multi-Moment-Analyse. Durch den schärferen Blick der MMA können Fragestellungen beantwortet werden, die alleine mit Hilfe der Zeiterfassung nicht beantwortbar sind.

Zusammengefasst lässt sich feststellen:

  • Die Zeiterfassung ist geeignet, um Tätigkeiten den Produkten, Projekten und Kunden zuzuordnen.
  • Die Multi-Moment-Analyse zeigt die Verteilung der Tätigkeiten, unabhängig vom Produkt und Kunde auf.

Eine Analyse von übergeordnete Fragestellungen über Personen(-gruppen) und Teams hinweg ist mit den Daten der Zeiterfassung nicht möglich. Erst auf Basis einer Multimomentstudie können die notwendigen Daten und Auswertemöglichkeiten gewonnen werden, die für eine Optimierung notwendig sind. Zusätzlich wird der tägliche Aufwand zur Führung der Zeiterfassung aufgezeigt und hilft somit, den sinnvollen Einsatz eines solchen Systems zu entscheiden.

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