Multimomentaufnahme vs. Zeiterfassung
Viele Unternehmen haben ein Zeiterfassungssystem in Betrieb. Dort werden alle Aufwände produkt-, projekt- und kundenbezogen erfasst. Warum sollte man also zusätzlich eine Multimomentstudie durchführen? Die Antwort liegt in der Vorgehensweise der Multimomentaufnahme. Sie liefert weit mehr Informationen als eine Zeiterfassung
Diese wesentlich detaillierteren Ergebnisse bieten die optimale Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Im Rahmen der Durchführung einer Multimomentaufnahme erfolgt in der Regel eine aufgabenbezogene Protokollierung, während bei einem Zeiterfassungssystem eine kunden-, produkt- oder projektbezogene erfolgt.
Fragestellung für den Vergleich von Multimomenstudie und Zeiterfassung:
- Mit welchen Aufgaben beschäftigt sich das (Projektleiter-) Team?
- Wie oft arbeitet das Team zielführend bzw. nicht zielführend?
- Wie kann man die Daten aus der Zeiterfassung zur Optimierung nutzen?
- Wo sind die Grenzen der Zeiterfassung?
- Welche Erfassungen machen Sinn und welche nicht?
Folgende Prozesse und Aufgaben wurden für den Vergleich als Indikatoren zur Verfügung gestellt, die jeder Teilnehmer dann zur Beantwortung der Frage „Was machen Sie gerade jetzt?“ auswählen konnte:
Projekt
- Eigenes Projekt
- Anderes Projekt
Administration
- E-Mail/Telefon
- Projekt ABC
- Schulung
- Sonstiges
Herstellung
- Produktion
- Qualitätskontrolle
- Qualitätssicherung
- Registrierung
- Einkauf/Planung/Export
Sitzung
- Eigenes Projekt
- Anderes Projekt
- Allgemein
- Herstellung
Die Teilnehmer wurden per Zufallsprinzip mittels des Tools zur Multimomentaufnahme im Durchschnitt alle 20 Minuten befragt. Die Befragung erfolgte mittels Smartphone App.
Die Ergebnisse im Überblick:
Multimomentaufnahme | Zeiterfassung |
|---|---|
35% der Gesamtzeit an eigenen Projekten | Nicht erfasst |
20% der Gesamtzeit an anderen Projekten | Nicht erfasst |
18% für andere Abteilungen | Nicht erfasst |
17% für administrative Tätigkeiten | Nicht erfasst |
10% in produktunabhängigen Sitzungen | Nicht erfasst |
Nicht erfasst | 37% produktebezogen |
Nicht erfasst | 63% nicht produktebezogen |
Auf der Auswertungsebene werden die Unterschiede zur Zeiterfassung ersichtlich. Auswertungen dieser Art sind in den meisten Zeiterfassungssystemen nicht vorgesehen.
Folgende Fragen ergeben sich aus der Auswertung: Warum arbeitet das Team 41% nicht zielführend? Um welche Aufgaben handelt es sich dabei? Warum waren diese in der Zeiterfassung nicht ersichtlich?
Multimomentaufnahme Ergebnis:
Die Erklärung ist schnell gefunden. Das analysierte Team ist ca. 21% seiner Zeit mit Sitzungen beschäftigt, von denen nur 10% zielführend sind und überhaupt nur 13% in der Zeiterfassung auftauchen. Gerade einmal 60% aller Sitzungen wurden in der Zeiterfassung erfasst und dabei nur die produktunabhängigen - alle andere wurden vernachlässigt. Die Messung mit der MMA liefert wesentlich detailliertere Ergebnisse aus einem anderen Blickwinkel. Der
gemessene Administrationsaufwand betrug 17%, während im Gegensatz dazu in der Zeiterfassung 24% erfasst wurden. Der Grund hierfür liegt in einer unterschiedlichen Bewertung der Aufgaben. Während die Erstellung einer Arbeitsanweisung in der Multimomentausnahme als Aufgabe der Qualitätssicherung definiert wurde, ist diese von den Mitarbeitern in der Zeiterfassung als Administrationsaufwand verrechnet worden.
Schlussfolgerung und Maßnahmen
Als Fazit der Analyse werden die Meetings nicht mehr separat in der Zeiterfassung erfasst, sondern direkt als Administration. Die Zeiterfassung weist eine wesentlich größere Unschärfe auf als die Multi-Moment-Analyse. Durch den schärferen Blick der MMA können Fragestellungen beantwortet werden, die alleine mit Hilfe der Zeiterfassung nicht beantwortbar sind.
Zusammengefasst lässt sich feststellen:
- Die Zeiterfassung ist geeignet, um Tätigkeiten den Produkten, Projekten und Kunden zuzuordnen.
- Die Multimomentanalyse zeigt die Verteilung der Tätigkeiten, unabhängig vom Produkt und Kunde auf.
Eine Analyse von übergeordnete Fragestellungen über Personen(-gruppen) und Teams hinweg ist mit den Daten der Zeiterfassung nicht möglich. Erst auf Basis einer Multimomentstudie können die notwendigen Daten und Auswertemöglichkeiten gewonnen werden, die für eine Optimierung notwendig sind. Zusätzlich wird der tägliche Aufwand zur Führung der Zeiterfassung aufgezeigt und hilft somit, den sinnvollen Einsatz eines solchen Systems zu entscheiden.
