Wo ist denn nur meine Zeit geblieben?

Aus zahlreichen Reflexionsgesprächen kennt man das Phänomen, dass Mitarbeiter zwar den gesamten Tag über beschäftigt sind – aber unterm Strich am Ende des Tages überhaupt nicht wissen, WAS sie eigentlich genau gemacht haben. Der Verlust von Arbeitszeit außerhalb von Hauptprozessen ist mit gängigen Analysemöglichkeiten – beispielsweise einer Wertstromanalyse – kaum zu erfassen. Dabei verstecken sich gerade hier unzählige Optimierungsmöglichkeiten für ein Unternehmen. Mit der Multimomentanalyse lassen sich entstehende Zeitverluste durch doppelt ausgeführte Arbeiten oder unklare Zuständigkeiten zuverlässig aufdecken und in der Folge beseitigen.

Gerade bei den unzähligen kleinen Aufgaben des Tages fehlt es häufig an klaren Regelungen, wer genau nun für deren Erledigung zuständig ist. Irgendwie fühlen sich alle Mitarbeiter zuständig – und führen Nebentätigkeiten dann aus, wenn mal gerade etwas Zeit dafür ist. Vom Druck von Formularen über die Durchführung organisatorischer Tätigkeiten bis hin zum Versand der täglichen Post: Kleine und kleinste Zeitfresser werden in der Regel planlos abgearbeitet. Gerne auch mal doppelt, wenn Kollege A nicht weiß, was Kollegin B gestern bereits erledigt hat. Die verschwendeten Minuten summieren sich am Ende des Monats auf viele Stunden, die unproduktiv verschwendet wurden.

Mit modernen, digitalen Tools wie unserer Multimomentanalyse werden die unzähligen kleinen Arbeiten innerhalb eines Unternehmens systematisch erfasst – und dies ganz „nebenbei“ durch die involvierten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Systematisch entsteht so in kurzer Zeit in Gesamtüberblick über anfallende Tätigkeiten – durch den sich Aufgaben kategorisieren und neu zuordnen lassen. Oder es ergibt sich die Feststellung, dass Aufgaben auch einfach weggelassen werden können. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wird eine effiziente Tagesplanung ermöglicht. Und Zeitverschwendung gehört der Vergangenheit an!