Was ist eine Multi-Moment-Analyse (MMA)?

Organisationen streben kontinuierlich danach, Effizienz, Produktivität und Prozesstransparenz zu verbessern. Führungskräfte möchten verstehen, wie Zeit in ihren Teams genutzt wird und ob Ressourcen optimal eingesetzt sind.

Doch in vielen Unternehmen basieren die Antworten auf diese Fragen eher auf Annahmen als auf messbaren Fakten.

Die Multi-Moment-Analyse (MMA) bietet hier eine wirkungsvolle Lösung, indem sie sichtbar macht, wie Arbeit tatsächlich innerhalb einer Organisation verteilt ist.

Die Multi-Moment-Analyse (MMA) ist eine statistische Methode zur Messung, wie Arbeitsaktivitäten über die Zeit innerhalb einer Organisation verteilt sind.

Anstatt jede einzelne Minute zu erfassen, nutzt die MMA zufällige Stichproben von Aktivitäten, um ein statistisch belastbares Bild der tatsächlichen Arbeitsweise zu erstellen.

Zu zufällig gewählten Zeitpunkten beantworten Teilnehmende eine einfache Frage:

„Was machen Sie gerade?“

Über Zeit entstehen so Hunderte oder Tausende von Beobachtungen, die ein sehr genaues Bild der realen Arbeitsaktivitäten liefern.

Viele Organisationen glauben, bereits zu wissen, wie Arbeit verteilt ist. In der Realität ist dieses Bild jedoch oft verzerrt.

Typische Probleme sind:

• Mitarbeitende suchen nach Informationen
• Doppelte Arbeit zwischen Abteilungen
• Unklare Verantwortlichkeiten
• Übermäßige Dokumentation
• Ineffiziente Kommunikationsstrukturen

Ohne verlässliche Messung basieren Verbesserungsinitiativen häufig auf Intuition statt auf Fakten.

Die Multi-Moment-Analyse schließt diese Lücke, indem sie objektive Daten darüber liefert, wie Arbeit tatsächlich ausgeführt wird.

Eine typische MMA-Studie besteht aus vier Hauptphasen:

1. Ziele definieren

Zu Beginn werden die zentralen Fragestellungen festgelegt.

Typische Ziele sind:

• Verstehen, wie Arbeitszeit verteilt ist
• Ineffizienzen identifizieren
• Ressourceneinsatz verbessern
• Engpässe in Prozessen erkennen

Klare Ziele stellen sicher, dass die Daten sinnvoll ausgewertet werden können.

2. Studie vorbereiten

In dieser Phase wird der Rahmen der Untersuchung definiert.

Dazu gehören:

• Teilnehmende
• Abteilungen
• Teams
• Rollen

Aktivitätskategorien, z. B.:

• Operative Arbeit
• Meetings
• Dokumentation
• Kommunikation
• Wartezeiten
• Systeminteraktionen

3. Beobachtungen erfassen

Während der Messphase erhalten Mitarbeitende in zufälligen Abständen eine Benachrichtigung mit der Frage nach ihrer aktuellen Tätigkeit.

Jede Antwort dauert nur wenige Sekunden.

Typische Parameter:

• Studiendauer: 2–3 Wochen
• Beobachtungen pro Stunde: 3–4
• Antwortzeit: wenige Sekunden

Durch die Zufälligkeit der Beobachtungen entstehen statistisch verlässliche Einblicke in reale Arbeitsabläufe.

4. Ergebnisse analysieren

Nach Abschluss der Studie werden die Daten entlang verschiedener Dimensionen ausgewertet, z. B.:

• Abteilungen
• Rollen
• Standorte
• Prozesse
• Aktivitätskategorien

So werden Muster sichtbar, die ohne strukturierte Messung kaum erkennbar wären.

Organisationen sind oft überrascht von den Ergebnissen. Häufige Erkenntnisse sind:

• Administrative Überlastung

Hochqualifizierte Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit Dokumentation und Abstimmung

• Ineffiziente Kommunikation

Zu viele Meetings und Abstimmungsschleifen reduzieren die Produktivität

• Fehlallokation von Ressourcen

Aufgaben werden von überqualifizierten Mitarbeitenden ausgeführt

• Prozessengpässe

Wartezeiten oder unklare Zuständigkeiten verlangsamen Abläufe

Viele Unternehmen setzen eine Multimomentaufnahme vs. Zeiterfassungmit klassischer Zeiterfassung gleich – tatsächlich verfolgen beide unterschiedliche Ziele:

Zeiterfassung:

• Erfasst Arbeitsstunden für Projekte oder Kunden
• Wird hauptsächlich für Abrechnung genutzt
• Kontinuierliche Erfassung

Multi-Moment-Analyse:

• Misst die Verteilung von Aktivitäten
• Fokus auf Prozessverbesserung
• Nutzt statistische Stichproben

Während Zeiterfassung Arbeit Projekten zuordnet, zeigt die MMA, wie Arbeit tatsächlich ausgeführt wird.

Die Methode ist äußerst flexibel und in nahezu allen Organisationen anwendbar, z. B.:

• Administrative Prozesse
• Produktion
• Service- und Support-Teams
• Forschung & Entwicklung
• Qualitätsmanagement
• Öffentliche Verwaltung

Sie kann sowohl für ganze Organisationen als auch für einzelne Abteilungen eingesetzt werden.

Organisationen profitieren von:

• Fundierten Entscheidungsgrundlagen
• Sichtbarkeit versteckter Ineffizienzen
• Besserer Ressourcennutzung
• Optimiertem Prozessdesign
• Unterstützung kontinuierlicher Verbesserung

Warum jeder Moment zählt

Moderne Organisationen arbeiten in zunehmend komplexen Umfeldern. Prozesse sind stärker vernetzt und der Koordinationsaufwand wächst.

Ohne verlässliche Messung wird es schwierig zu verstehen, wie Arbeit tatsächlich durch die Organisation fließt.

Die Multi-Moment-Analyse schafft die notwendige Transparenz, um diese Komplexität zu steuern.

Indem alltägliche Aktivitäten in messbare Daten überführt werden, entsteht ein tiefes Verständnis darüber, wie Prozesse in der Realität funktionieren.

Und genau auf dieser Grundlage werden echte Verbesserungen möglich.

Denn am Ende gilt: Jeder Moment zählt.