Zeiterfassung misst Stunden. Multimomentanalyse misst Arbeit.
Viele Betriebe glauben, sie hätten das Thema Arbeitszeit im Griff. Es gibt eine Zeiterfassung, Mitarbeitende stempeln, Stunden werden auf Projekte gebucht, Reports sind verfügbar. Die Zahlen sind da. Und trotzdem kann oft niemand belastbar sagen, wie viel Zeit tatsächlich in Abstimmung, Suche, Warten, Doppelarbeit oder administrativen Routinen verschwindet.
Der Grund ist einfach: Die Zeiterfassung misst, wann gearbeitet wird und wohin Stunden gebucht werden. Sie misst nicht präzise, woran Menschen im Arbeitsalltag wirklich arbeiten. Genau an dieser Stelle setzt die Multimomentanalyse an.
Zwei Werkzeuge, zwei völlig verschiedene Fragen
Zeiterfassung beantwortet vor allem die Frage: Wie lange war jemand da, und auf welches Konto, Projekt oder Kostenstelle buchen wir diese Zeit? Das ist wichtig für Lohnabrechnung, Nachkalkulation und Projektcontrolling.
Eine Multimomentanalyse oder Work-Sampling-Analyse stellt eine andere Frage: Wie verteilt sich die Arbeitszeit auf konkrete Tätigkeiten? Wie groß ist der Anteil an Kernarbeit, Administration, Rückfragen, Wartezeiten, Informationssuche oder Leerlauf? Die eine Methode liefert Stundensummen, die andere liefert eine Tätigkeitsverteilung. Wer eine Zeiterfassung hat, hat deshalb noch keine Antwort auf die Frage, wo Effizienz tatsächlich verloren geht.
Selbst gebuchte Stunden lügen freundlich
Wer am Freitagnachmittag seine Wochenstunden auf Projekte verteilt, rekonstruiert aus dem Gedächtnis. Die kurze Störung am Dienstag, die drei Suchvorgänge am Mittwoch, die zwanzig Minuten Warten auf eine Freigabe: All das verschwindet in der größten Position, an die man sich erinnert.
Das ist keine böse Absicht, sondern menschlich. Eine Work-Sampling-Analyse umgeht dieses Problem, weil sie zu zufälligen Zeitpunkten fragt: Was tust du gerade jetzt? Die Antwort dauert nur wenige Sekunden und braucht kein Gedächtnisprotokoll. Aus vielen Momentaufnahmen entsteht ein statistisch belastbares Bild der tatsächlichen Arbeitsverteilung.
Beobachten ohne Beobachter
Die klassische Alternative wäre eine Zeitstudie: Jemand steht mit Stoppuhr und Klemmbrett daneben und protokolliert. Das ist teuer, funktioniert nur für wenige Personen über kurze Zeiträume und verändert häufig das Verhalten der Beobachteten. Niemand arbeitet völlig normal, wenn jemand mitschreibt.
Die Multimomentstudie setzt stattdessen auf Selbstbeobachtung: anonym, über mehrere Wochen und bei Bedarf mit vielen Teilnehmenden gleichzeitig. Der Aufwand pro Person bleibt minimal, der Arbeitsfluss wird kaum gestört, und weil niemand danebensteht, bleiben die Daten näher an der Realität.
Kein Entweder-oder, sondern ein Vorher und Nachher
Die Zeiterfassung muss deshalb nicht weg. Sie erfüllt ihren Zweck bei Lohn, Projektabrechnung und Compliance weiterhin. Aber wer Prozesse verbessern, Stellen richtig dimensionieren, administrative Belastung reduzieren oder eine Tätigkeitsanalyse sauber aufbauen will, braucht eine andere Datenbasis.
Eine Multimomentstudie über wenige Wochen zeigt schwarz auf weiß, wie sich Arbeit wirklich verteilt. Danach lassen sich Maßnahmen gezielt ansetzen: nicht auf Basis von Bauchgefühl, sondern auf Basis einer transparenten Tätigkeitsstruktur.
Wenn du wissen möchtest, wie sich die Arbeitszeit in deinem Betrieb tatsächlich verteilt, sprich mit uns. Wir zeigen dir in einer kurzen Demo, wie eine Multimomentanalyse abläuft und welche Erkenntnisse nach wenigen Wochen vorliegen.